SMART mudel eesmärkide sõnastamiseks
Mis on SMART mudel? See on eesmärkide sõnstamiseks ja seadmiseks loodud tehnika, mis on üles ehitatud mälutehnilise akronüümina, kus erinevate algustähtede taga peituvad kriteeriumid püstitatud sihtide tõhusaks saavutamiseks.
Selle akronüümi loojaks peetakse George T. Doran’i, kes aastal 1981 ilmutas SMART meetodit käsitleva artikli “There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives“. Samas ei saa pidada teda selles mudelis toodud põhimõtete täielikuks autoriks, kuna neid oli varem põhjalikult käsitlenud ka Peter Drucker oma MBO (management by objectives) kontseptsioonis.
Miks SMART mudel oluline on?
Eesmärgid on need, mida ettevõte või organisatsioon püüab aja jooksul saavutada. Juhtide jaoks on väga oluline, et eesmärgid oleks sõnastatud ja seatud õigesti, kuna seda halvasti tehes võib organisatsioon või ka näiteks projektimeeskond liikuda sootuks vales suunas, mõnel juhul lausa täiesti paigal seista.
Hästi sõnastatud, konkreetsed ja mõõdetavad eesmärgid aga annavad selge ülevaate projekti või initsiatiivi edukuse teguritest. Samuti on oluline, et eesmärgid oleks meeskonna motivatsiooni seisukohalt saavutatavad ja realistlikud. Kellelgi ei meeldi tööd teha eesmärgi kallal, mida nagunii ei ole võimalik saavutada. Ja kõigile eeltoodule lisaks peab olema seatud ka ajaline tärmin. Siis on kõigile selge, mis ajaks see või teine asi tehtud peab olema.
SMART kriteeriumid – specific, measurable, achievable, relevant ja timely
Eesmärk on tulevikuseisund, mille poole püüeldakse. See kirjeldab, mida üksikisik, meeskond või organisatsioon loodab saavutada. Eesmärgid vastavad SMART kriteeriumitele, kui need on konkreetsed (Specific), mõõdetavad (Measurable), saavutatavad (Achievable), asjakohased (Relevant) ja tähtajalised (Timely).
Üks SMART eesmärk võiks näiteks olla järgmine: “Laos ühe ühiku käitlemiseks kuluva aja lühendamine läbi efektiivsema protsessi 5 minutile 1. juuniks, et vähendada ületundide üleliigset kulu ning saadetiste mitte-õigeaegset jõudmist klientideni.” Vaatame järgnevalt, kuidas erinevad kriteeriumid on selle sõnastusse kaasatud.
1. Specific ehk konkreetne
Eesmärgid peaksid olema konkreetsed. Nad peaksid kirjeldama soovitud tulemust viisil, mis on üksikasjalik, keskendunud ja täpselt määratletud.
Konkreetsel eesmärgil peaks olema kirjeldatud täpne või konkreetne käitumine, saavutus või lõpptulemus, mida annab siduda numbriliste näitajatega.
Konkreetsuse suurendamiseks eesmärkide kirjutamisel tuleks kasutada tegusõnu, et kirjeldada neid aktiviteete, mida on vaja ellu viia eesmärkide saavutamiseks.
Võimalikud tegusõnad konkreetsuse lisamiseks oleks näiteks: analüüsida, kehtestada, muuta, luua, määrata, eristada jne.
Kõige lihtsam viis on eesmärgi konkreetsust tagada kolmele küsimusele vastamisega – mida?, kuidas? ja miks?.
Eeltoodud näidiseesmärgil on konkreetsus küsimuste toel tagatud järgmiste sõnastustega.
Mida? – “…ühe ühiku käitlemiseks kuluva aja lühendamine…“.
Kuidas? – “…läbi efektiivsema protsessi…“.
Miks? – “…et vähendada ületundide üleliigset kulu ning saadetiste mitte-õigeaegset jõudmist klientideni.
2. Measurable ehk mõõdetav
Eesmärgi mõõdetavus on äärmiselt oluline, kuna võimaldab teil teada saada, kas siht on saavutatud või mitte. Üldjuhul terve eesmärgi deklaratsioon on üks suur mõõdik, kuid üsna sageli sisaldab see endas väiksemaid mõõdetavaid elemente.
Näidiseesmärgis on neid koguni kaks. Üks, mis sätestab, millisele tasemele on vaja jõuda – “…5 minutile…”. Teine on seotud ajalise tärminiga, mida annab samuti mõõta – “…1. juuniks…”.
3. Achievable ehk saavutatav
Eesmärgid peavad olema saavutatavad. Ja siin momendis lasub suur vastutus juhil. Kui ta tunneb oma meeskonna võimeid, siis on tal siin etapis lihtsam ning eksitakse vähem. Kuid üsna sageli lasub siin juhtide jaoks kõige suurem ohumoment – eesmärgid on liiga ambitsioonikad, nende saavutamine on ebarealistlik ning meeskonnal kaob motivatsioon.
Eesmärkide seadmisega liiga madalale jällegi ei kasutata ära organisatsiooni potentsiaali ning on samuti halb. Saavutavad eesmärgid motiveerivad töötajaid, ebarealistlikud omakorda demotiveerivad..
4. Relevant ehk asjakohane
Kas eesmärk toetab ja on seotud organisatsiooni strateegiaga (ehk toetab visiooni suunas liikumist)? Kui ei, siis on tegu eesmärgiga, mis neelab küll organisatsiooni ressursse, kuid ei panusta selle edasisse arengusse või on lausa vastuolus soovitud suunaga. Samuti tuleb asjakohasuse all silmas pidada, et sihid ei oleks konfliktis organisatsioonisiseselt mõne teise struktuuriga. Sellisel juhul samuti ei panustata strateegia hüvanguks.
5. Timely ehk ajaliselt ohjatud
Eesmärgil peab olema saavutamise või lõpuleviimise tähtaeg. Ühest küljest teeb see eesmärgi mõõdetavaks ning teisalt jällegi aitab luua vajalikku ajakriitilisust, mis omakorda koondab ja motiveerib organisatsiooni/meeskonna/inimese tegutsemisele.
Näidiseesmärgil on tähtajalisus samuti toodud – “…1. juuniks…”. Kindlasti tuleks vältida nn ujuvaid tähtaegu nagu näiteks “järgmisel kuul”, “teisel poolaastal”, kuna need ei ole piisavalt selged, siis hakatakse neid ka enda jaoks mugavamalt tõlgendama.
SMART mudeli alternatiivid ja edasiarendused
SMART mudel on tehnika, millel puudub ühtne lähenemine. Ringluses on erinevaid versioone, kuidas eesmärke sõnastada. Eelnevalt käsitletu oli kõige levinum versioon ning artikli koostaja isiklik eelistus. Alljärgnevas tabelis on toodud ka teised variandid SMART käsitlusest.
Lisaks kriteeriumite erinevatele alternatiividele on mudelit ka edasi arendatud ning akronüümi on lisatud tähti juurde. Üks levinumaid on näiteks SMARTER, kus kaks lisandunud kriteeriumit on “evaluate (hinda)” ja “re-do (korrigeeri)”, mis muudavad eesmärkide sõnastamise ühtlasi ka korratavaks rutiiniks.
Tagasi terminite nimekirja
