Kurat, jälle koosolek

Me ei imestaks põrmugi, kui Sa seda artiklit lugedes samal ajal koosolekul oleksid ning me ei tahaks olla sugugi need, kes peavad Sulle seda ütlema – see koosolek, kus sa oled, on täielik õnnetus. Aga saame Sind võib-olla pisut aidata.

Väga paljudes ettevõtetes kulub tavatöötaja pool tööajast koosolekutel istumisele ning juhtidel isegi kuni 80%-ni tööajast ja siin ei pea “Einstein” olema, et aru saada, et see vähendab oluliselt organisatsiooni produktiivsust. Viimase Harrison-Hofstra uuringu järgi kaotatakse USA-s koosolekute läbi igal aastal ca 37 miljardit dollarit (mis on viis korda suurem kui Eesti riigieelarve).

Üks statistiliselt tüüpiline koosolek näeb välja selline:

see kestab 1h 30min
sel on 9 osavõtjat
sellest anti 2h ette teada
koosolekul puudub päevakord
76% juhtudel üldinformatiivne
11% ajast kulub vaidlemisele, mis ei ole teemaga seotud

Koosolek iseenesest ei olegi võib-olla kõiges selles süüdi, mis ebaefektiivsust tekitab, vaid probleem on see, et neid viiakse läbi kohutavalt, ja sel rõõmsal koosistumisel ei ole soovitud tulemust.

Mõned koosolekud surid ära juba väga ammu

Eriti huvitav seltskond on muidugi need, kes ei teagi, mis eesmärk ja lõpptulem konkreetsel koosolekul peaks olema, kuid saavad ikka ja jälle kokku.

Ühe sellise igiliikuriga õnnestus kokku puutuda mõned aastad tagasi parajalt suures organisatsioonis. Koosoleku algusaeg oli kell 8 hommikul ning inimesi hakkas alles saabuma viis minutit hiljem ja viimased jõudsid ca pool tundi hiljem, kuniks kaheksa tükki meid seal koos oli.

“Koosolek on kokkusaamine, kus inimesed räägivad palju, ütlevad vähe ja sellelegi kõik vaidlevad vastu”

Thomas Kayser

Selle tunnise koosoleku käigus räägiti paljust. Kõik rääkisid. Läbisegi, üleühe. Jalgpallist ja muna keetmisest. Oma infokülluses oleks see võinud vabalt võistelda ka kõige staažikamate keskturu müügileti-tädide klatšiga.

45 minutit peale algust hakkas aga inimesi järjest vähemaks jääma ja koosolek, mille algust sai rõõmsalt lobisedes oodatud, oli hoopiski läbi saanud. Ja nii kordus see nädalaid.

koosolek

Tagantjärele võib öelda, et see koosolek suri juba siis, kui internet iga töölise arvutisse jõudis aga harjumusel on kohutav jõud.

Me ise kutsume selliseid kokkusaamisi AA (anonüümsete alkohoolikute) koosolekuteks, kus murede ja rõõmude jagamist on küll palju, kuid vähe reaalset tulemust. Eeltoodud koosoleku näide oli oma olemuselt päris ekstreemne, kuid usun, et “äratundmisrõõmu” tunnevad järgnevatest punktidest paljud:

koosolek on ajaliselt liiga pikk
puudub eesmärk, reeglid ja päevakava
ei ole sisendit (ettevalmistav töö tuleb enne ära teha, koosolek on vaid otsuste vastu võtmise, mitte vaidlemise koht)
ei ole tulemust otsuste või kokku lepitud plaanide näol

Järgnevalt mõned ideed/mõtted, kuidas ühte koosolekut saaks paremaks muuta:

Tee koosolek nii lühike kui võimalik

Koosolek on üks väga kallis vorm ettevõtte juhtimiseks ning seetõttu tasub vaadata väga kriitilise pilguga selle vajaduse üle ning võimalusel mitte teha, sest need, nagu ütleb 37signalsi juht Jason Fried oma raamatus “Getting Real”, on toksilised: “Üks viib teiseni, teine kolmandani jne”.

Näiteks kaheksa inimest, kes peavad igapäevaselt tunnise ebaproduktiivse koosoleku, tekitavad piltlikult ettevõttele sellega 13 000 EUR-i kahju aastas. Üks inimene on kas liigselt tööle võetud või saaks ühe inimese võrra rohkem tööd teha.

Koosolekut planeerides tee see nii lühike kui võimalik. Igapäevased regulaarsed koosolekud ei tohiks võtta kauem aega kui 10 minutit ning iganädalased 30-45 minutit. Pikemaks venivate koosolekute korral hajub tähelepanu ja edaspidine on juba puhas ajaraisk.

Parim aeg koosolekuks on teisipäev ja kell 15:00, kuna veebilehe WhenIsGood samasisulise uuringu järgi aktsepteeritakse sellele ajale seatud koosolekuid kõige tõenäolisemalt. Uuringust tuli ka välja, et nädalapäevade vahel tegelikult väga suuri erinevusi polnudki. Üllatavalt kõige hullem aeg koosolekuks on kohe tööpäeva alguses, mida võib siiski seletada sellega, et inimesed ei jõua end võib-olla selleks ette valmistada.

Koosolekul on ainult siis mõte, kui sel on eesmärk

Kui Sinu koosolekul eesmärk puudub, siis reeglina alustad Sa selle juhatamist nii: “Kas kellelgi on probleeme või teemasid, mida arutada?”. Sama kiirelt, kui küsimus kõlada jõudis, oled omadega läbi kukkunud. Sellise algusega annad ära juhtohjad ning kogu edaspidine aeg läheb vaidlusteks ning nutulauluks.

Koosoleku eesmärk võiks olla näiteks:

eelmise päeva/nädala tulemuslikkuse hindamine
spetsiifilise probleemi identifitseerimine ja analüüs
spetsiifilise probleemi lahenduste väljatöötamine
väljatöötatud lahenduste ülevaade (action log review)

Ära raiska teiste aega, kui oled ettevalmistamata

Üks peamisi probleeme, mis koosolekul osalejaid Harrison-Hofstra uuringu järgi häirib on ettevalmistamatus. Ühtlasi on see ka kasutamata võimalus, kuidas koosolekuid ajaliselt ohjatuna ning kiiresti läbi viia.

Ettevalmistamise üks peamisi elemente on päevakord (või moodsama ja võõrapärasema nimega “agenda”), mis on ühtlasi Sinu koosoleku selgrooks ning selle puudumine on 73% juhtide arvates kõige suurem põhjus, miks koosolekud ebaõnnestuvad.

“Eelkõige seisneb ettevalmistuses edu võti”

Alexander Graham Bell

Koosolekute agenda-si võib olla erinevaid, kuid näiteks tulemuslikkuse hindamise koosoleku oma võiks olla sellise ülesehitusega:

Parendustegevuste logi ülevaatus: vanade probleemide/kitsaskohtade staatus (vaid tähtajad, mis seotud käesoleva päevaga)
Võtmenäitajate (KPI-de) ülevaatus (fookus vaid neil, mis on normist kõrvalekaldega)
Otsustatud tegevused, et KPI-st tulenevale kõrvalekaldele kiirelt reageerida

Sea paika saavutatav tulemus ja reeglid

Sinu koosolek on läbikukkunud, kui selle käigus ei jõutud mingi tulemuseni (kokkulepitud tegevused, korrigeeritud prognoosid/plaanid, ühtne arusaam võtmenäitajate kõrvalekalletest, probleemile leitud lahendus jne). Seetõttu on väga vajalik iga koosoleku jaoks panna paika, mis peab olema selle lõpuks saavutatud.

Midagi ei ole teha – inimesed on täpselt nii mugavad, kui neil olla lastakse. Kui konkreetseid koosolekul osalemise reegleid paika ei panda, siis minnakse kindlasti mugavaks ning kaob keskendumine. Seetõttu meeldib meile endale näiteks, kui koosolek viiakse läbi püsti seistes (stand-up-meeting). Esiteks, ei kipu siis keegi pikalt rääkima ning teiseks, püsib fookus teemal kordades paremini.