Me vajame pidevalt andmeid, et teha õigeid otsuseid. Teeme seda alateadlikult iga päev: jälgime aega, et õigeks ajaks kohale jõuda; temperatuuri, et teada, mida selga panna; pangakontot, et lapsele laenatud krediitkaardi andmist kahetseda jne. Mõõtmine on nähtamatult meie igapäeva elu osa.
Ettevõtte puhul vajame samuti infot, et teha õigeid otsuseid ning vältida vigu – kuid selleks on vaja mõõtmise rutiinid eelnevalt ettevõttesse sisse viia.
“Ka pime kana leiab tera” – ehk eesti ettevõtte juhtimisomapära
Kahjuks on nii, et nõrgad ettevõtted üldiselt ei mõõda midagi või kui mõõdavadki, siis valesid asju ja liiga palju. Eesti 2011.a juhtimisvaldkonna uuringu järgi mõõdetakse peamiselt finants- ja müüginäitajaid, mis aga äri eduka juhtimise kohalt on ebapiisav. Ainsad, kes rakendavad omavahel seostatud tulemus- ja tegevusmõõdikuid, on välisomanduses olevad ettevõtted.
Lisaks sellele, et Eesti ettevõtted end piisavalt ei mõõda, tuli uuringust välja veel seegi probleem, et 83% ettevõtetest jälgib neid väheseidki põhitegevust kontrollivaid näitajaid/tulemusi kord kuus või harvem!
Piltlikult öeldes tegutsevad meie ettevõtted vanasõna “Ka pime kana leiab tera”-põhimõttel, sest ilma süsteemse mõõtmiseta (täpsemalt tulemusjuhtimiseta), ei ole võimalik ühtegi arukat ärilist otsust teha, mistõttu otsustatakse enamjaolt huupi või liiga hilja.
Miks on vaja protsesse mõõta?
IBM-i uuringus, mis hõlmas 400 tippjuhti, tuli välja, et edukad ettevõtted kasutavad 15 korda tõenäolisemalt oma otsustes mõõtmistulemusi ja nende analüüsi, kui teevad seda vähemedukad organisatsioonid. Seega eksisteerib siin tugev seos, mida Eesti ettevõtted järjepidevalt ignoreerivad.
“Usaldan ainult Jumalat, kõik ülejäänud peavad tooma mulle fakte”
W. Edwards Deming
Miks siis on vaja protsesse mõõta? Selle kohta levib üks hea ütlus: “Kui ei mõõda, siis ei kontrolli. Kui ei kontrolli, siis ei juhi” , mille võib kokku võtta kuue punktina mõõtmise kasulikkusest. Mõõtmine on vajalik, et:
- Kindlaks teha, kas me tegutseme kliendi soovidest ja rahulolust lähtuvalt. Kuidas me teame, et pakume kliendile just seda, mida ta vajab?
- Aidata mõista meie enda protsesse. Kinnitada seda, mida me juba teame või mida me ei tea. Kas me teame, kus on meie probleemsed kohad?
- Tagada, et otsused põhinevad faktidel, mitte emotsioonidel. Kas meie otsused põhinevad usaldusväärsetel mõõtmistel ja faktidel või tugineme oma intuitsioonile ning tunnetele?
- Näidata, kus on äris puudujäägid ja mida parandada. Kus me saame teha paremini? Kuidas me saaksime teha paremini?
- Näidata, et areng on toiminud. Kas meie otsused on olnud õiged ning probleemsed kohad paranenud?
- Tuua esile probleemid, mis on eelarvamuslikud, emotsioone täis või pikaajalisest harjumusest tingitud. Kui oleme töötanud pikka aega ilma oma tulemusi mõõtmata, siis meil võib tekkida vale ettekujutus sellest, kas meil läheb hästi või mitte.
Mida peaksime mõõtma, et omada tõhusat kontrolli?
Väga lühidalt: mõõda ainult seda, mis on oluline (näit. ärilised eesmärgid), kuid et saavutada hästi tasakaalustatud süsteem, siis peaksid jälgima kolme peamist mõõdet:
- Kui palju – Sa peaksid mõõtma mahtu ehk kui palju töötajad suutsid oma tööd teha. See annab ülevaate, kui produktiivsed nad on. Näit. müügikõnede hulk, parandatud televiisoreid, lõpetatud projekte, müüdud ühikuid, nülitud lambaid jne.
- Kui kiiresti – Teine oluline mõõde, mida jälgida on kiirus, mis annab meile ülevaate, kui efektiivsed me oleme. Selleks anname hulgale ajalise mõõtme: näiteks nülitud lambaid ühes päevas või pannes hulga ajalisse tsüklisse: näiteks mõõdame ühe televiisori remontimiseks kulunud aega.
- Kui hästi – Ükski töötaja, meeskond või äri ei saa olla edukas, kui ei suudeta kvaliteetset teenust või toodet pakkuda, seetõttu on eriti oluline, et üks mõõdetav valdkond oleks kvaliteet. Ühtlasi kontrollib see mõõde, et mahu ja kiirusega üle ei pingutata, mis tasakaalustamata mõõtmis- ja tulemusjuhtimise süsteemi puhul võib täiesti juhtuda. Siinkohal mõõdetakse defekte ja probleeme: näiteks õigesti nülitud lammaste % või müügikõnede %, mis lõppes toote/teenuse müügiga.
Tihtipeale kogutakse andmeid, mis on lihtsalt “head teadmiseks” ja kõik. Kui tunned, et ei ole päris kindel ja püüad vältida näiliselt ebaolulise info kogumist, siis küsi endalt selle lahendamiseks lihtne küsimus: “Millise probleemi ma selle info teadmisega ära lahendan?”.
Kuidas peaks mõõtmine olema üles ehitatud, et saavutada paremaid tulemusi?
Kas olete tähele pannud, et need, kes tahavad kehakaalu langetada, keskenduvad vaid ainult kaalu näidikul olevatele kilogrammidele. Reeglina nad ka midagi ei saavuta sellega (va pettumustunne).
Siin on üks põhimõtteline viga, mis on paralleelina omane ka Eesti ettevõtetel. Nimelt keskendutakse vaid tulemusmõõdikutele ehk tagajärjele (tavaliselt siis müügi- või finantstulemused). Tagajärg aga üksi ei ütle meile suurt midagi, mida oma tegevuses korrigeerima peaksime, et paremaid tulemusi saavutada.
Selleks, et saavutada tulemusi, tuleb jälgida ka nn tegevusmõõdikuid. Kaalu langetamise puhul oleks nendeks näiteks “söödud kalorite hulk” ja “joostud kilomeetrid”, sest neid mõjutades ja kontrollides suudame suure tõenäosusega ka kehakaalus muutusi tekitada.
Tegevusmõõdikute vähene kasutatavus tuleb konsultatsioonifirma FranklinCovey arvates puhtalt laiskusest, kuna neid on keeruline mõõta ning ka asjaolust, et tulemused on need, mis siiski päeva lõpuks loevad ja seetõttu suuremat fookust saavad.
Lõpetuseks
Suur hulk Eesti ettevõtteid ei mõõda oma peamisi tegevusi üldse ning 83% teeb seda harvemini kui kord kuus. Seega on kasutamata tohutu sisemine potentsiaal, et äri paremini juhtida ning oma konkureerimisvõimet välisosalusega ettevõtete suhtes tõsta.
Alustada tuleb juba täna, sest mõõtmine ei ole just eriline keeruline tegevus. Peituda ei saa ka mõõtmist toetava infosüsteemi puudmise taha, sest oleme näinud ettevõtteid, kes teevad seda päris käsitsi, tõmmates paberile kriipse ning suudavad samal ajal olla kiireimad arenejad oma sektoris.
