Olen toidukaupade e-poodide telgitaguste vastu juba mõnda aega huvi tundnud. Seda eelkõige nende suutlikkuse osas nõudluse dramaatilise kasvuga toime tulla. Kuna näiteks COVID-19 ajal olid pikaleveninud tarneajad eriti päevakorras, siis otsustasin protsesside vaatevinklist teemat pisut avada.
Tooksin omalt poolt välja võimalikud takistused, miks täna e-poodidest tellitavate toidukaupade tarneajad on nii pikad ja millised oleks võimalikud kiired lahendused olukorra parandamiseks.
Artikli lugejal tasuks sisu osas olla siiski kriitiline, kuna mul on puudunud võimalus oma silmadega hetkeseisu näha ja reaalsete numbritega töötada. Saan teha järeldusi vaid varasema jaekaubanduse kogemuse ja koroonakriisiaegsete “Aktuaalse kaamera” uudislõikude alusel, kus kaupade komplekteerimise telgitaguseid näidati.
Koormatus
Esimene ja kõige suurem põhjus, miks toidukaupade e-poed on pikkade tarneaegadega hädas, on koormatus. Mis on ka loogiline ja ei tule ilmselt kellelegi üllatusena. Olen seda siin ka juba varasemates artiklites korduvalt rõhutanud, et kui saabuvate tööde (tellimuste) rütm liigub ligilähedale või ületab protsessi kehtivat menetlusvõime (ühe tellimuse täitmise) rütmi, siis kasvab pooleliolevate tööde (tellimuste) hulk süsteemis eksponentsiaalselt.
Kui tellimuste hulk süsteemis kasvab ja need sealt sama tempoga ei välju, siis tulemuseks ongi pikenenud läbimisajad. Vaatame seda matemaatiliselt ühe lihtsa näite põhjal.
Oletame, et meie toidukaupade e-pood opereerib järgmiste näitajatega.
- 10 komplekteerijat.
- 5 minutit kulub keskmiselt ühel komplekteerijal tellimuse täitmiseks.
- Keskmiselt iga 0,666 minuti tagant tuleb e-poodi tellimus sisse.
Nende andmete põhjal saame arvutada, et 0,5 minutit kulub keskmiselt süsteemil (kõik töötajad kokku) ühe tellimuse komplekteerimiseks (ehk nn tsükliaeg). Ja nüüd läheb põnevaks, sest saame välja arvutada koormatuse.
Kuna tellimusi tuleb e-poodi sisse rütmiga 1,5 tk/min (1/0,666 = 1,5) ja kehtiv menetlemisvõime (seda võib kutsuda ka läbilaskevõimeks) on 2 tk/min (1/0,5 = 2), siis on süsteemi koormatuseks 75%.
Mis selle teadmisega nüüd peale hakata? Esmalt seda, et igal juhul tasuks vältida järeldust, et nüüd saab 25% ulatuses tellimusi juurde anda või isikkoosseisu vähendada. See oleks kohutav viga.
Oot, kuidas nii? Põhjus väga lihtne: isegi madala koormatuse juures tekib süsteemi täitmata tellimuste hulk (tegemata tööde järjekord) ja seda kutsub esile variatsioon.
Kus see variatsioon veel siin asub? Peamiselt kahes kohas. Üks koht on sissetulevate tellimuste ajavaheline variatsioon ja teine komplekteerimise ajaline variatsioon.
Oletame, et meie näites praegu esineb mõõdukas variatsioon (st variatsioonikoefitsent^2 = 1), siis saame teada, et 75% koormatusega tekib keskmiselt süsteemi 3 täitmata tellimust (WIP – work in process).
Järelikult üks tellimus peab ootama esmalt järjekorras 1,5 minutit (3 × 0,5 min), mis tähendab, et kogu läbimisajaks on sellel 6,5 minutit (1,5 min + 5 min). See on oluliselt kauem, kui tsükliaeg (millega ekslikult tavaliselt arvestatakse süsteemi suutlikkust).
Nii, aga see oli kõigest sissejuhatav näide, et aru saada, kuidas koormatus e-poe operatsioone mõjutab. Võtame nüüd praegusele hetkele realistlikuma olukorra.
Oletame, et keskmiselt tuleb e-poodi tellimusi sisse (0,666 asemel) iga 0,51 minuti tagant. Koormatus oleks sellisel juhul 98% ja ootel olevate tellimuste hulk vastavalt 50.
Ühe tellimuse läbimisaeg süsteemis oleks kokku 30 minutit (25 minutit ooteaeg ja 5 minutit töötlemisaeg). Arvatavasti on tänane e-poodide olukord isegi selline, kus sissetulevate tööde rütm ületab kehtivat menetlemisvõimet, mistõttu nende hulk süsteemis kasvab üha kiirenevas tempos ja seda stabiliseerib vaid klientide loobumisotsused ning veebikeskkonnas loodud piirangud vabade tarneaegade valiku osas.
Koormatuse vähendamise lahenduseks on vaja oluliselt e-poe operatsioonide läbilaskevõimet kasvatada. Üks võimalus on sinna rohkem komplekteerijaid juurde võtta. Eeltoodud näitesse kõigest ühe komplekteerija lisamine parandaks olukorda tunduvalt ja läbimisaeg väheneks 30 minuti pealt 8,7-minutiliseks.
Aga siit jõuame järgmise probleemini.
Kahanev piirtootlikkus
On selge, et toidupoed ei olnud selliseks e-kaubanduse kasvuks valmis ja püüavad praegu selle kanali nõudlust täita oma olemasolevalt pinnalt. See tähendab, et tellimusi täidetakse kas saalist või selle taga asuvast laost.
Arvatavasti laost, kuna nii on distantsid lühemad ja võimalik keskmist aega, mis kulub ühe tellimuse täitmiseks, hoida võimalikult madalal (mäletate, see mõjutab otseselt koormatust).
Probleem seisneb aga selles, et laoruumid ei ole toidupoekettidel kuigi suured, kuna enamus kaupu paigutatakse müügisaali. Lisaks toimub ka nende täiendamine keskladudest või tootjate juurest sagedase intervalliga, mis hoiab omakorda varusid madalana ja suurt laoruumi selleks vaja ei ole.
Toidukaupade e-poest tellimisel kasvab meeletult selle väikse lao koormus. Sinna aina rohkemate komplekteerijate lisandumisel hakkab ühel hetkel oma lõivu võtma kahaneva piirtootlikkuse seadus (sagedamini kasutatakse seda seadust küll raamatupidamislikus kontekstis).
Kahaneva piirtootlikkuse seadus ütleb meile seda, et kui lisada piiratud süsteemi tootlikke faktoreid juurde, siis mingil hetkel kahaneb produktiivsuse juurdekasv.
Pannes selle nüüd toidupoe konteksti, siis piiratud laoruumi aina rohkemate komplekteerijate lisamine ei anna ühel hetkel enam samaväärset tootlikkust, kuna töötajad hakkavad üksteist lihtsalt segama.
Ühest hetkest ei ole tootlus enam isegi mitte kahanev, vaid lausa negatiivne, nagu toodud ka alloleval kahaneva piirtootlikkuse põhimõttelisel joonisel.
Niisiis, kuigi meil oleks vaja oluliselt koormatust vähendada töökäte lisamise näol, siis piiravaks teguriks saab peagi komplekteerimisala suurus. Töötajad hakkavad üksteist segama (näiteks teatud laoartiklite noppimispositsioonide taha tekivad järjekorrad), mistõttu kasvab keskmine tellimuse täitmise aeg ja olemegi alguspunktis tagasi.
Mis oleks lahendus?
Häid lahendusi väga ei olegi. Kui finantsiliselt võimalik, siis tootlikkuse mõttes vast kõige parem lahendus oleks toidukaupade e-kaubanduse osa ehitada üles täiesti eraldi taristule, kus saaks tellimuste täitmise loogika kujundada vastavalt kaupade käibesagedustele.
Selline lahendus ilmselt tuleks kõne alla alles siis, kui kriis kestaks veel kaua või klientide harjumused on sedavõrd muutunud, et tavapoodi enam eriti mindagi. Paraku suuremahulisi investeeringuid veel ette ei võeta.
Kindlasti tekib mõnel poel mõte, et osad kaubad (näiteks väiksema käibesagedusega) võiksime noppida müügisaalist, et vähendada lao koormust (kuna nagunii seal kõiki kaupu olla ei saa). Isiklikult teeksin kõik, et sellist olukorda vältida. Miks?
Eeskätt kahel põhjusel. Müügisaali komplekteerima minek, isegi kui teeme seda väiksema käibesagedusega kaupade korral, kasvatab keskmist komplekteerimisaega ja selle variatsiooni (iseäranis olukorras, kus müügisaalid ei ole üles ehitatud optimaalsele liikumisele, vaid klienditeekonna pikendamisele). Komplekteerimisaja suurenemine kasvatab süsteemi koormatust, variatsioon omakorda võimendab seda.
Toon näite kahest erinevast olukorrast. Esimesel juhul komplekteeritakse laost ja teisel juhul tuleb näites 5., 10. ja 15. korral osade kaupade järgi müügisaali minna.
Näeme, et teisel juhul kasvas nii keskmine komplekteerimisaeg ja ka variatsioon. Kui tuleme nüüd tagasi olukorra juurde, kus meil oli 10 komplekteerijat ja iga 0,666 minuti tagant tuleb süsteemi tellimus, siis keskmiseks läbimisajaks kujuneb müügisaalist komplekteerimisel lausa 9,1 minutit. See on 40% rohkem vaid laost komplekteerimisega võrreldes (mis oli 6,5 minutit).
Kui aga keskmiselt tuleb e-poodi tellimusi sisse iga 0,58 minuti tagant (muutsin rütmi, et saavutada artikli alguses toodud näitega sama koormatus, ehk 98%, et paremini esile tuua variatsiooni mõju), siis variatsiooni suurenemine kaupade müügisaalist noppimisel oleks sedavõrd laastav, et kümne töötajaga oleks ühe tellimuse keskmiseks läbimisajaks lausa 41,6 minutit.
Mida siis teha? Kuna arvatavasti eraldi e-poe lao ja komplekteerimisala investeering ei tule ebakindlate aegade tõttu toidukaupade müüjatel kõne alla, siis mina vähendaksin e-poe sortimenti. Jätaksin sinna müügile vaid kõige sagedamini käibivad esmatarbekaubad.
Nii oleks võimalik süsteemis vähendada oluliselt variatsiooni. Tagajärjena kasvab tellimuste sarnasus, väheneb keskmine komplekteerimisaeg ja omakorda selle variatsioon. Süsteemi koormatus kahaneb tunduvalt ja tulemuseks on oluliselt lühemad läbimisajad, kõrgem teenustase, rahulolevamad kliendid ning rohkem käivet.
