Vahest tahaks kohe karjuda, kui näen, kuidas kontori keskkonnas on püütud vägisi juurutada 5S-i. Sageli loosungi või käsu korras ning lahti mõtestamata, millist probleemi antud tööriistaga lahendatakse.
Te kindlasti küsite, mida ma silmas pean? Näiteks midagi sellist (vaata allolevat pilti):
5S-i eesmärk on luua standardiseeritud ja efektiivne töökoht, kuid teibi vägivaldne ja üleliigne kasutus igasugu inventari markeerimiseks kahjuks eeltoodud eesmärke nii lihtsalt ei täida. On suhteliselt tobe tõmmata pastapliiatsitele ja klammerdajatele teip ümber, et nui-neljaks tagada nende paiknemine kindlas kohas töölaual. Mis probleem ära lahendati?
Pealegi. Inimesed ei ole lollid, nad saavad kohe aru, et sellise 5S nõudmine juhtide või Lean konsultantide poolt on kaine mõistusega tugevas vastuolus ning isegi pisut alandav. Sealhulgas võtab maad umbusaldus Leani suhtes tervikuna ning kiire on tulema hoiak, et Lean ja 5S on pigem tootmis- või logistikavaldkonna teema.
Või siis nagu järgnevas 5S paroodiavideos, kus 5S-i loogikat on vääralt tõlgendatud ja juurutatud.
5S-i tuleb kasutatada eelkõige mõne probleemi lahendamiseks
Tähtis on mõista, et 5S ei ole distsipliinidefitsiidiga tegelev koristusloogika, vaid pigem tuleb teda võtta ikkagi mõne konkreetse probleemi lahendamise tööriistana.
Mis siis oleks kontorikeskkonna probleem või fookus, kus 5S kasutamisest võiks abi olla? Siinkohal tuleb vaadelda, mis on see “toode” või “teenus”, mida kontoriinimesed pakuvad ja omavahel liigutavad. Ning otsida vastust sealt.
Eelkõige peame oma tähelepanu suunama olukordadele, mis tekitavad protsessidesse pudelikaelu ja ootamisi.
Kui tootmisettevõttes valmistatakse toodet ja see omakorda koosneb toorainetest ja -materjalidest, mis peaksid efektiivse töökoha loogika järgi olema vahetus läheduses, et nende käsitlemine oleks võimalikult kiire, siis kontorikeskkonnas kehtib sama loogika.
Suure tõenäosusega on selleks “tooraineks” info ja sellega seotud operatsioonid. Ja sellega on seotud palju tõsisemad probleemid, kui klammerdaja täpne asukoht töölaual. Näiteks pakkumise tegemiseks vajalik info ei ole kiiresti leitav või mõne dokumendi/aruande koostamine võtab kaua aega jne.
Ehk siis eelkõige peame oma tähelepanu suunama olukordadele, mis tekitavad protsessidesse pudelikaelu ja ootamisi, mis omakorda loovad rahulolematuid kliente (olgu selleks kasvõi siseklient e. järgmine protsessietapp). Nüüd ehk tuleks appi võtta 5S-i põhimõtted ning pakkumise koostamise näitel info kättesaadavust parandada.
5S kontoris on pigem digitaalse või ruumi asetusliku fookusega
Kui võtta lahti mõni Leani raamat teenuseettevõtte või kontorikeskkonna kohta, siis 5S-i koha peal räägitakse peaasjalikult ikkagi füüsiliste vahendite korrastamisest. Arvatavasti on siin kaks peamist põhjust.
Esiteks autorid ei suuda võib-olla välja tulla oma tüüpilisest konsulteerimiskeskkonnast – tootmisest. Ja teiseks mulle tundub, et USA-s või Suurbritannias (kust valdav osa Leani käsitlevaid raamatuid kirjutatakse) ei ole veel lahti saadud igasugu kaustade- ja paberimajandusest.
Eestis näen aasta-aastalt aina vähem võimalusi kontorikeskkonnas 5S-i rakendamist füüsiliste infokandjate peal ning pigem on fookus läinud arvutisse ja serverisse, kus üldkasutuses olevaid materjale/faile hoitakse.
Ühe ettevõtte finantsosakonna võrguketta 5S tuvastas süsteemitu ja üsnagi ebaefektiivse olukorra nende peamises töökeskkonnas.
Näiteks viimati ühe ettevõtte finantsosakonna üldkaustas tehtud 5S vähendas kogu ettevõtte serveriruumi 10% võrra. Aga see ei olnud ainus võit. Info leidmise kiirus paranes oluliselt ning vähenes ka eksimuste hulk valede failide kasutamisel. (Kindlasti olete kokku puutunud olukorraga, kus kaustas eksisteerib palju igasugu “copy of” või “koopia failist”-stiilis faile, mis palju segadust tekitavad, milline neist see õige just on ning avada tuleb 7 tükki enne kui vajalik leitakse.)
Samas, kui töökohal toimub siiski suuremal määral füüsilist liikumist, tasub asetuslikult kogu loogika üle vaadata. Siin on peamiselt kaks aspekti, mida mina jälgin. Esiteks omavahel seotud protsessietapid peavad asetsema üksteisele võimalikult lähedal (mitte erinevatel korrustel nagu vahest on ette tulnud). Ja teiseks tööks vajalik infra peab asetsema maksimaalselt lähedal. Mõlemal juhul tasuks ülevaate saamiseks teha töökoha kaardistus spageti diagrammiga.
Liikumisega seotud töökoha efektiivsuse kaardistamisel tasub teha spageti-diagramm, mis võimaldab näha probleemseid nüansse töökoha asetuses.
On siiski mõned erandid, kus töölaua ja seal asetseva inventari standardiseerimine kasu annab. Näiteks mitme klienditeenindaja poolt kasutatav töökoht (pangatellerid, müüjad jne). Kui seal ühtne süsteem puudub, siis vahendite leidmisele võib kuluda pisut aega ja klient ei peaks selle järgi ootama.
Kokkuvõtteks
Ära tee 5S-i lihtsalt selle tegemise pärast. Raiskad lihtsalt aega ning naeruvääristad tegelikkuses üsnagi olulist tööriista. Kasuta seda eelkõige mõne töövooga seotud probleemi lahendamiseks (miski sinu töös võtab kindlasti liiga kaua aega, leia see üles ja vaata, kas seda annab 5S-iga korda teha).
5s-i tehes peab alati midagi paremaks muutuma ning seda peab olema võimalik numbriliselt mõõta (võidetud aeg, vähem etappe töö soorituseks jne). Jõudu tööle.
