Kõik teavad, mis on A3. Sõltuvalt huvigrupist: mõnele on see Audi üks edukamaid mudeleid ja osadele hoopis kontoripaberi standardsuurus. Aga seda, mida tähendab A3 Leani kontekstis, tasub teada neil, kes ettevõtte arendamisega tegelevad.
Kõik on ilmselt selle väitega nõus, et äriliste probleemidega tegelemine eeldab korraliku mõtlemist. Ega asjata Albert Einstein ole öelnud, et ühtegi probleemi ei saa lahendada sel mõtlemise tasemel, millisel ta tekkis. Järelikult on vaja läheneda põhjalikumalt, mis tähendab, et meie lahenduskäik peab olema analüütiline.
A3 aitab probleemidele läheneda analüütiliselt
Toyota on analüütilise lähenemise tarbeks välja töötanud lihtsa viisi. Selleks on vaja vaid pliiatsit, kustukummi ja paberit. Seda hakati kutsuma A3-raportiks, sest selle välja töötamise ajal oli A3 maksimaalseks paberi suuruseks, mis erinevate tehaste vahel oli võimalik faksiga saata.
Nagu öeldud, kasutati A3 probleemide ja kõrvalkallete analüütiliseks lahendamiseks ning on oma ülesehituselt kaunis lihtne, koosnedes omavahel seostatud (antud näite puhul, allikaks LEI) seitsmest lahtrist:
- Miks see on probleem?
- Kirjelda tänast hetkeseisu
- Kirjelda soovitud tulemust
- Analüüsi situatsiooni, et leida juurpõhjus
- Ettepanekud soovitud tulemuseni jõudmiseks
- Elluviimise plaan
- Jälgimine/kontroll
Üldjuhul järgib A3 struktuuriline ülesehitus Lean-i puhul alati PDCA-loogikat, kuid see pole norm omaette. Tegelikult ei ole suurt vahet, millist parenduste juhtimise kontrolltsüklit kasutatakse, see võib vabalt olla ka Six Sigma DMAIC või mõni muu empiirilis-teoreetiline meetod.
A3 on mõtlemise visuaalne demonstratsioon
Lisaks analüütilisele lähenemisele, toimib A3 ka sinu analüüsi ja mõttekäigu kommunikeerimise vahendina. See lihtsustab teistel sinu mõistmist ning ka endal on hõlpsam teistele probleemi ja selle lahendamist selgitada.
Tabavalt on selle kohta öelnud ka Lean-i guru John Shook. Ta nimetab A3 meie mõtlemise protsessi visuaalseks demonstratsiooniks, millega tagatakse kiire üksteise mõistmine ning loob eeldused konstruktiivseks aruteluks. Samuti hõlbustab see juhendamist, kuna teise mõttekäiku nähes leiad ka vea kiiremini üles.
A3 kasutamine
Hoolimata sellest, et A3 vorm annab protsessile kaunis selged piirid ette, ei tohiks siiski sellest saada “küll need lahtrid hiljem täidan”-dokument. Lihtsalt lahtrite täitmine (pahatihti tagantjärgi) on kõigest ajaraisk. A3 peaks olema elav dokument, mida
uuendatakse ja muudetakse kogu probleemilahenduse protsessi käigus, lisades sinna pidevalt olulisi andmeid, graafikuid, pilte jne.
Järgnevalt toon ühe näidisprobleemi, et tekiks ettekujutus, kuidas A3 reaalselt kasutada. Tegemist on ühe reaalses elus juhtunud olukorraga, mida on õppeeesmärgil pisut kohendatud.
Probleemiks on ühe tundmatu ettevõtte tootlikkus – nimelt ei suudeta toota ühikuid vastavalt püsitatud eesmärgile. Käime läbi kõik etapid:
1. Taust e. miks see on probleem
Siin etapis antakse probleemile laiem taust ning selgitatakse, miks just selle probleemiga on vaja tegeleda. Probleeme ja kõrvalekaldeid on alati rohkem, kui ressursse nendega tegelemiseks ning seetõttu peab olema valik alati põhjendatud.
Lisaks sellele ei ole mõistlik ressursi säästmise mõttes iga probleemiga tegeleda. Sedasi välditakse olukorda, kus piltlikult öeldes 30 € säästmiseks raisatakse 4000 € . Siin etapis peab põhjendus olema korralikult motiveeritud.
2. Hetkeseis
Hetkeseisu kaardistamiseks tasuks alati käia reaalselt seal, kus see probleem aset leiab (Lean kontekstis nimetatakse seda gemba-ks e. tõlkes “tegelik koht”. Võeti kasutusele Jaapani Toyota võttis selle termini kasutusele Jaapani kriminalistide järgi, kes kutsuvad sündmuskohta “gembaks”.)
Kasuta pilte, graafikuid, diagramme jne, et võimalikult piltlikult kirjeldada probleemi hetkeseisu ning valitsevat trendi. “Romaani” ei ole soovitatav kirjutada, kasuta konkreetseid fakte.
3. Soovitud tulemus
Soovitud tulemus on sama, mis eesmärk ja see peab olema võimalikult konkreetne. Peab vastama kindlasti küsimustele: mida, mis hetkeks ja miks.
4. Analüüs
Analüüsi etapp keskendub tavaliselt juurpõhjuse leidmisele ning selleks kasutatakse tavaliselt mitmeid meetodeid, kuid klassikaline Lean-i lähenemine on järgmine:
- Ajurünnak – võimalike probleemide tuletamine
- Kalasaba diagramm – probleemide grupeerimine
- 5-Miksi – oletatavale probleemile juurpõhjuse leidmine
- Juurpõhjuse fakti(de)ga kinnitamine (Pareto-diagramm, spagetti-diagramm jne)
A3-l tavaliselt tervet analüüsikäiku ei ole võimalik visualiseerida, vaid presenteeritakse peamisi leide.
5. Ettepanekud
Siinkohal kasutatakse meelega sõna “ettepanekud”, kuna selles etapis ei olda veel täiesti kindlad, kas välja pakutud vastumeetmed toimivad.
Üldjuhul on nii, et kui leitakse üles probleemi juurpõhjus, siis on ka vastumeetmed/ettepanekud üsna ilmselged. Tähtis on siinkohal, et inimesed, kes selle tööga vahetult seotud on, oleks kah kaasatud oletatavate lahenduste väljatöötamisse.
6. Elluviimise plaan
Ettepanekute elluviimise plaan peab olema võimalikult konkreetne. Iga elluviidava tegevuse taga peab olema konkreetne vastutav ning tähtaeg.
Seda räägitakse küll söögi alla ja peale, kuid mainin ikka – suhteliselt suure tõenäosusega tekib plaani juurutamisel probleeme, kui vastutavaks on märgitud “kõik” või tähtajaks “järgmine kvartal” – see ei toimi. Alati kindel nimi ja detailne kuupäev.
7. Jälgimine/Kontroll
Uue lahenduse juurutamisel tuleks seda mõnda aega jälgida, kuna võib juhtuda, et see ei toimigi ning kusagil on tehtud viga. Selleks tuleb panna lahendusele külge mõõdik (või kasutada kontrollimiseks samu indikaatoreid, millega näidati probleemi hetkeseisu 2. etapis).
Juhul, kui lahendus ei toimi, siis liigutakse tagasi analüüsi etappi ning alustatakse sealt uuesti. Lahenduse toimivuse korral aga viiakse see sisse standardisse. Ilma selleta ei ole mõtet A3 tehagi, vastasel juhul ollakse mõne aja pärast samas seisus tagasi. Standardiseeritud töö on see, mis aitab saavutatud taset hoida.
Kokkuvõtteks
A3 tegemine võib esmapilgul olla äärmiselt tüütu tegevus, kuid pikas perspektiivis ülimalt kasulik.
Selle järjepideval kasutamisel on ettevõtte töötajad õppinud selgeks analüütilise mõtlemismalli, mida peagi alateadlikult igas situatsioonis rakendatakse. Ja mis võiks olla veel võimsamaks relvaks ühes ettevõttes, kui õppida tegema õigeid otsuseid?
Lisan siia ka A3 vormi PowerPoint-failina, et saaksite huvi korral enne magama minemist probleemidega analüütiliselt madistada. Lae alla A3 vorm.
