Kuidas tekivad ületunnid? Paljud vastaksid siinkohal, et selles pole midagi keerulist – alati kui sissetuleva töö hulk on suurem võimekusest, siis on ületunnid garanteeritud.
Nõus, kuid sellise kirjeldusega on tegu ebastabiilse süsteemiga, kus sissetulevate tööde hulk süsteemis kasvaks üha kiirenevas tempos ja pikaajaliselt sellise koormusega ükski organisatsioon vastu ei pea.
Kujundliku analoogina võiks siinkohal tuua purjelaeva tormisel merel, kus liikumiskiirus on küll suur, kuid 100 päeva järjest ei jaksa keegi sedasi seilata.
Üldjuhul püütakse eeltoodud olukorda siiski vältida ja operatsioonisüsteemid disainitakse sellisena, et sissetulevate tööde maht on võrdne võimekusega. Samas unustatakse (või ei teata), et siin tuleb silmas pidada ka Kingmani mudelist tuttavat koormatuse aspekti, mis ütleb, et viimase lähenemisel 100%-le kasvavad nii WIP (work-in-process eesti k tööde hulk süsteemis) kui ka läbimisaeg suuresti mittelineaarsel kujul.
Igavene nuhtlus – variatsioon
Ühtlasi lisab õli tulle operatsioonisüsteemi igavene nuhtlus – variatsioon. Sel on omadus ühendatud ahelas jätta aegajalt pudelikaelaprotsess “kuivale” (nn WIP ehk pooltooted selle ees saavad otsa), mistõttu tuleb läbilaskevõime tagamiseks suurendada WIP-i hulka.
Ükspuha kui suurt hulka WIP-i pudelikaelaprotsessi ette ka ei koondataks, jookseb see alati pikas perspektiivis protsesside ahelas oleva variatsiooni tõttu tühjaks. Ainus viis seda vältida oleks lõpmatu hulga WIP-iga. Samas ütleb Little seadus meile aga seda, et siis kestaks töö läbimisaeg protsessis samuti igavesti.
Nüüd aga tekib lugejal õigustatud küsimus, sest keegi meist ei ole näinud kunagi olukorda, kus protsess oma võimekuse piiril opereerides oleks omanud lõputul hulgal WIP-i. Õige, ei olegi, sest eeltoodud teoreetilised aspektid (nii Kingmani kui ka Little seadused) kehtivad vaid stabiilse seisundi kohta. Järelikult peab toimuma süsteemis pidev korrektsioon.
Süsteemi “algseadete taastamine” ületundidega
Pidevat süsteemi korrektsiooni teostatakse ületundidega, mis justkui arvutiprogrammi uuendusega operatsioonisüsteemi “üle kirjutab” ja algse seisundi taastab.
Kasutan näitena siinkohal tootmisteoreetikute Hopp’i ja Spearman’i (2008) esitatud igapäevase näite, kus tootmisettevõtte algseaded taastatakse ületundide abil.
Näite sündmuste ahel on järgmine.
- Esimese tegevusena on tootmisvõimekuse hindamisel juhid/planeerijad tööajast maha arvestanud seisakud, praagi, seadistused, pausid, lõunad jm. Järgi jääb nn tegelik võimekus. Väga hea, nii peabki.
- Nüüd aga tehakse viga. Eelarvestamisel ja tootmisplaani hilisemal täitmisel hakatakse tuginema tegelikule võimekusele (100%). See tähendab, et sissetuleva töö maht disainitakse võrdseks tegeliku võimekusega.
- Süsteemis esineva variatsiooni ja maksimaalse koormatuse tõttu hakkab peagi protsesside ühendatud ahelas pudelikael kuivama.
- Rohkem tööd liigub süsteemi sisse, kui sealt välja läheb, järelikult WIP-kogused kasvavad.
- Seni kuni süsteem säilitab oma läbilaskevõime, siis Little seaduse järgi WIP-i kasvades suureneb sellega proportsionaalselt ka läbimisaeg.
- Suurenenud läbimisaeg tähendab seda, et klienditellimuste täitmine jääb hiljaks.
- Kliendid saavad pahaseks.
- Kuna süsteemis on tööde maht oluliselt kasvanud ja mitmete võtmeklientide kõned on juba päris kurjad, siis otsustab juhtkond sekkuda.
- Otsustatakse “ühekordselt” lubada ületunde, tekitada lisavahetus, värvata renditööjõudu, loobuda uutest tellimustest jne.
- Eelmise punkti mõjul on tootmise tegelik võimekus nüüd oluliselt suurem kui sissetulevate tööde hulk. Näiteks täiendava vahetusega vähenes süsteemi koormatus 100% pealt 70% peale.
- WIP-kogused vähenevad, läbimisaeg samuti ning teenindustase paraneb. Kõik hingavad kergendatult ja imestavad, kuidas olukord nõnda käest ära läks ja lubavad, et nii enam ei juhtu.
- Nüüd liigu loetelu algusesse tagasi.
Maksimaalse koormatuse lõks
Mida eelnevast õppida? Ei ole hea mõte süsteemi koormata selle maksimumini, kuid paraku on see sageli paljude tootmisjuhtide ja planeerijate peamiseks eesmärgiks. Tulemuseks on WIP-i ja läbimisaja dramaatiline kasv, mida tuleb peagi ületundidega (harvem sissetulevate tööde mahu vähendamisega) kompenseerima hakata.
Paraku paljud juhid ei tea (eriti tootmises), mida süsteemi maksimaalne koormamine endaga kaasa toob ja igapäevane tulekahjudega võitlemine on neis organisatsioonides üsna sage nähtus.
Ainus viis maksimumvõimsust* püüda on pidevalt vähendada sissetulevate tööde ajavahe kui ka protsessiaegade variatsiooni. Mida väiksem on variatsioon, seda harvem on süsteemil end ületundide abil korrigeerida vaja.
*Siinkohal ei ole mõtet end maksimumvõimsuse eesmärgistamisel petta illusiooniga, et suudad ära kasutada 100% või 90% tegelikust võimekusest, parimad suudavad opereerida 80% tasemel, ülejäänud kusagil 60-70% peal.
