Kaizen meistriklass (Kaizen workshop)

Mis on kaizen meistriklass (workshop)? See on on üldjuhul investeeringuteta, fokusseeritud ja kiirendatud formaat Leani tehnikate rakendamiseks mõnes konreetses töökohas või valdkonnas.

Mõnikord kutsutakse seda ka kaizen-ürituseks (inglise keeles kaizen event) või välk-arenduseks (inglise keeles kaizen blitz), mille kestuseks on üldjuhul 4-5 päeva ning kaasab seejuures ressursse ka töökohast või valdkonnast väljaspoolt.

Meistriklassi läbiviimise käigus kasutatakse väljakujunenud kvaliteedi- ja protsessianalüüsi tööriistu (näiteks “võimas seitse”, protsessi võimekuse analüüs või SPC-diagrammid) ning muid Leani meetodeid nagu standardiseeritud töö (ja selle erinevad kaardid), 5S, SMED jpt.

Kaizen meistriklassi 1. päev – väljaõpe ning hetkeolukorra mõõtmised

Esimest päeva võiks vabalt kutsuda ka õppimise päevaks. Selle jooksul saavad nad ülevaate meistriklassi kokkukutsumise eesmärgist ja vajadusel viiakse kurssi kaizeni ja katkematu voo põhimõtetega.

Seejärel õpetatakse osalejatele, kes varasemalt Leaniga seotud pole olnud, meistriklassi jooksul kasutatavaid tööriistu (näiteks A3, 5S, SMED, taktiaeg jne).

Pärast väljaõpet liigub projektimeeskond ettenähtud töökohta või vastutusvaldkonda mõõtmisi ning vaatlust teostama (3 Gen-i). Seejuures kasutatakse seal kaardistamistööriistu nagu spaghetti-diagramm, VAT-analüüs, pareto-graafik, pildid, video jne.

Kaizen meistriklassi 2. päev – hetkeolukorra analüüs, ideede genereerimine ja uue olukorra disainimine

Teisel päeval võetakse eelnevalt kogutud mõõtmiste ja vaatluste tulemusel kogu protsess üksipulgi lahti. Leitakse üles analüüsi põhjal võimalikud juurpõhjused ning nende baasil genereeritakse ideid võimalikuks lahenduseks, et saavutada tulevikuolukorras seatud eesmärk või visioon. Viimaseks asjaks luuakse sel päeval uue idee või olukorra elluviimise ja testimise plaan.

Kaizen meistriklassi 3. päev – uue olukorra elluviimine

Kui plaan on paigas, tuleb see ellu viia ja see on kolmanda päeva peamine ülesanne. Kuigi pealkirjana tundub selle päeva eesmärk üsna lihtne, siis reaalsuses on tegemist ühe raskeima päevaga kaizen meistriklassi elluviimisel.

See päev võib endas hõlmata 5S-i elluviimist, füüsilise inventari liigutamist, töökohtade ümbertõstmist, ruumide vahetust ja palju muudki pingutust nõudvat.

Üsna rängaks võib päev kujuneda nende jaoks, kes seal asukohas reaalselt töötavad, kuna iga uus situatsioon tekitab stressi. Seega peab hea elluviimisplaan sisaldama ka selgitustööd ja kaasamist muudatusteks.

Lisaks eelnevale peab olema koostatud ka uue olukorra ajutine standard, mille alusel algul õpetada ja testperioodil tööd teha.

Kaizen meistriklassi 4. päev – uue olukorra testimine ja täiustamine

Neljanda päeva eesmärk on uut olukorda testida ja täiustada seni, kuni vastab püstitatud ootustele. Selleks peab projektimeeskond pidevalt olukorda jälgima ja mõõtma ning püstitatud eesmärkidega võrdlema.

Takistuste korral peab meeskond kohe leidma lahendused, et testiga edasi minna. Samuti võib proovida ka mitmeid erinevaid ideid ja variante ning neid omavahel sooritusena kõrvutada, et leida see õige lahendus. Eriti siis, kui ideede genereerimise käigus ei selgunud teistest selgelt eristuvat lahendust.

Kaizen meistriklassi 5. päev – standardi koostamine, efekti kalkuleerimine, lõpupresentatsioon ning tähistamine

Viimane päev on uue olukorra säilitamise ja tähistamise päralt. Nagu Leani puhul ikka, tuleb uus olukord alati standardiks kirjutada, vastasel juhul vajutakse vanasse harjumuspärasesse olukorda tagasi.

Samuti tuleb mõelda selle peale, kuidas uus lahendus õpetada selgeks kõigile osalistele.

Lisaks eelnevale arvutatakse välja efekt, mis uue olukorraga saavutati ning kui palju see mõjutas üldist läbimisaega või kliendi tellimuse täitmiseks kuluvat aega. Vajaliku efekti mõõdik on tavaliselt toodud tulevikuolukorra elluviimisplaanis.

Meistriklassist tehakse kokkuvõttev presentatsioon juhtkonnale ning pingutuse kulminatsioonina tähistatakse saavutatut.